Архив института

Положение об отделе (переход в специальный раздел)

Расположение и контакты

Адрес: Главное здание, 199178, Санкт-Петербург, 12 линия В.О., дом 13 лит. А, Кабинет 705-1

Телефон: 8(812)328-38-82 доб. 183 

Электронный адрес: archive@gipsr.ru 

График работы

C 14.00 до 17.00

По вопросам работы архива необходимо обращаться к и.о. руководителя канцелярии Кирилловой А.Ю.

Информация о подразделении

Архивариус исполняет следующие обязанности: 

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в СПБГИПСР. 

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. 

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. 

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. 

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. 

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списания и уничтожения материалов, сроки хранения которых истекли. 

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. 

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. 

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. 

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. 

Информация о выдаче документов из архива СПбГИПСР 

Выдача документов из личного дела выпускников и отчисленных студентов

Документы, предъявляемые при запросе о выдаче:  

• документ, удостоверяющий личность (паспорт) 
• зачетная книжка 
• студенческий билет 
• электронный пропуск в Институт 

Третьим лицам документы из личного дела могут быть выданы только при наличии нотариальной доверенности. 

Срок исполнения запросов 

• розыск документов - 14 дней (основные правила работы архивов организаций, п. 8.2.1) 
• подготовка справок - 30 дней (основные правила работы архивов организаций, п. 8.2.1)